Ketahui Jenis Dokumen dan Cara Menyimpan Dokumen Pribadi - Ketahui Jenis Dokumen dan Cara Menyimpan Dokumen Pribadi- Dokumen ini adalah sesuatu yang memang tidak pernah lepas dari kehidupan sehari-hari.
Barang yang satu ini merupakan barang yang penting, terutama bagi para pekerja kantoran. Segala aktivitas pasti membutuhkan yang namanya dokumen.
Cara Menyimpan Dokumen Pribadi
Dan setiap orang pasti memiliki dokumen pribadi yang sangat penting, seperti akta kelahiran, kartu keluarga, paspor, dan sertifikat tanah.
Tentunya, dokumen yang masih berbentuk kertas dan mudah rusak, harus kita simpan dengan baik agar tidak rusak. Ketahui Jenis Dokumen dan Cara Menyimpan Dokumen Pribadi dirumah:
Simpan di brankas
Pertama yang perlu dilakukan untuk menyimpan dokumen dengan melindungi menggunakan plastik dan memasukkan dokumen tersebut ke brankas mini.
Dengan ini anda bisa menggunakan sebuah kode unik yang biasanya tidak terpikirkan orang lain saat akan buka brankas tersebut. Sebagai tips, Anda bisa membeli beberapa brankas untuk membagi dokumen ke dalam kategori tertentu. Kemudian, pastikan Anda menaruh brankas tersebut di tempat tersembunyi di rumah.
Laminasi dokumen atau bungkus dengan plastik
Dokumen penting, seperti akta kelahiran dan kartu keluarga, bisa dilaminasi agar tahan air. Namun, jika dokumen yang Anda miliki cukup tebal, cukup masukkan ke dalam tempat penyimpanan dokumen berbahan plastik yang memiliki kunci resleting by java303.
Selain mencegah air, kantor berbahan plastik juga dapat terhindar dari bahaya rayap dan dokumen lama yang menguning.
Beri label pada setiap brankas
Jika Anda memiliki beberapa brankas, Anda dapat memberi label pada setiap brankas agar memudahkan pencarian dokumen yang Anda cari. Misal brankas yang memang khusus keluarga ,dokumen rumah, asuransi, kantor, asuransi danlainnya. Anda dapat menggunakan stiker white label agar tidak merusak tampilan brankas.
Masukkan Dokumen penting di lemari arsip
Setelah Anda selesai mengkategorikan dokumen, Anda dapat menaruh brankas dokumen tertentu di lemari arsip. Jadi, dokumen penting yang Anda miliki dapat disembunyikan dan tetap tersusun lebih rapi di rumah.
Pilih Lemari yang Tahan Air dan Rayap
Dan pastikan supaya anda gunakan lemari yang pastinya kuat, anti raya dan kedap air. Hal ini untuk menjaga bagian dokumen agar tidak cepat rusak dan membuat dokumen lebih awet.
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Selain pengertian dokumen dan berbagai pengertian dokumen saat ini. Dokumen juga memiliki banyak jenis seperti dibawah ini:
• Dokumen Dinamis, yaitu dokumen yang berfungsi untuk kebutuhan sehari-hari di kantor dan paling sering digunakan untuk menyelesaikan tugas karyawan
• Dokumen Statis, yaitu dokumen yang tidak sering digunakan dalam kegiatan kantor, biasanya hanya menjadi arsip saja.
Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
• Dokumen Literel adalah dokumen yang berasal dari rekaman, gambar atau tulisan dan dicetak. Seperti buku, majalah, film.
• Dokumen Korporil (Perusahaan) adalah dokumen berupa benda sejarah yang tersimpan rapi di dalam museum.
• Dokumen Statis (Pribadi) adalah dokumen yang sifatnya privat, jenis ini biasanya menyimpan arsip tulisan-tulisan penting. Seperti surat resmi, surat pemerintah yang statusnya bersifat rahasia.
Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan
• Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang memuat kepentingan pribadi. Seperti Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), ijazah, paspor.
• Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan transaksi jual beli dan juga dapat digunakan sebagai alat tukar. Seperti kwitansi, faktur, cek.
• Dokumen Sejarah, yaitu dokumen yang memuat tulisan dan informasi pada masa lampau. Misalnya seperti undang- undang dasar, naskah proklamasi dan Pancasila.
• Dokumen Pemerintah, sebuah dokumen yang memang dari dulu sudah memuat tulisan ketatanegaraan berkaitan dengan negara.
Jenis Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
• Primer: yaitu Dokumentasi mengenai informasi hasil penelitian yang langsung dari sumbernya.
• Sekunder: Dokumentasi yang memuat informasi pustaka primer, yang memiliki nama lain yaitu dokumen bibliografi Contohnya seperti kamus, bibliografi, majalah indeks dan lainnya.
• Tersier: Dokumentasi yang memuat informasi pustaka sekunder. Contohnya naskah, panduan pustaka, buku, dan lain-lain.
Ciri-ciri Dokumen
Sebenarnya tidak semua loh lembaran kertas, berkas berserakan ataupun tumpukan buku adalah dokumen. Objek dapat dikatakan sebagai dokumen apabila memenuhi beberapa ciri sebagai berikut:
• Memberikan informasi kepada semua pihak yang terkait. Membantu pihak-pihak yang terkait dalam pengambilan keputusan.
• Mempunyai nilai hukum sehingga layak dijadikan sebagai alat bukti.
• Memberikan petunjuk untuk mengakhiri suatu masalah, atau pedoman dalam menyelesaikan pekerjaan.
• Membantu proses penyelesaian pekerjaan di kantor.
Fungsi dan kegunaan dokumen
Dalam penerapannya, dokumen memiliki fungsi dan kegunaan yang secara umum adalah:
• Sebagai sarana komunikasi antar penerima dokumen. Sebagai bukti pekerjaan yang telah atau sedang dilakukan.
• Sebagai data pendukung yang meringankan suatu permasalahan.
• Sebagai data pendukung proses pengiriman barang.
• Memelihara dokumen agar keasliannya tidak rusak.
• Alternatif tempat penyimpanan suatu dokumen.
Fungsi dan kegunaan dokumen sebenarnya masih banyak lagi, tidak terbatas pada yang disebutkan di atas saja. Dokumen selalu dibutuhkan dalam setiap aspek kehidupan, seperti kelahiran, perkawinan, bahkan hingga kematian, dokumen tetap memiliki fungsi dan kegunaan.
Demikian penjelasan tentang Ketahui Jenis Dokumen dan Cara Menyimpan Dokumen Pribadi semoga bermanfaat, terimakasih.